На фестиваль допускаются авторские документальные и художественные профессиональные и любительские фильмы, снятые на плёнку, видео, фото или сделанные на компьютере, любой продолжительности, созданные в любое время в любой стране, принимавшие участие в любых фестивалях (за исключением предыдущих "Ирпенских кинофестивалей"), показанные по любому телеканалу или в любом кинотеатре. Важным требованием является отсутствие в контексте фильмов пропаганды насилия, расизма, шовинизма, порнографии, сексуальных и прочих извращений, политической агитации и коммерческой рекламы. Организаторы оставляют за собой право не включать в программу фестиваля тот или иной фильм без детального объяснения причин. При проведении отбора работ для участия в фестивале предпочтение отдается фильмам идейным, оригинальным, эстетичным, некоммерческим. Участие в фестивале бесплатное. Количество работ, поданных на фестиваль одним автором, не ограничено. Подавать заявку на участие в фестивале может лишь автор (один из авторов) фильма. Фильмы, присланные продюсерскими и дистрибуторскими агентствами или институтами кино и телевидения могут быть показаны лишь во внеконкурсных программах фестиваля. Следует отметить, что фестиваль не проводится в духе состязания, и конкурс - лишь дань традиции и возможность для зрителей принять участие в определении победителя. Материалы, присланные на фестиваль, авторам не возвращаются и сохраняются в архиве фестиваля.

Работы принимаются на DVD (в формате mpeg2: DVD-Video, PAL) регулярной почтой или путем скачивания их из сети для включения в программы фестиваля (файлы в формате mpeg2 или DV, не потоковое видео).

С целью популяризации фильмов и фестиваля, организаторы оставляют за собой право использовать фрагменты из фильмов (не более десяти процентов от общей длительности картины). Видеоматериалы не будут использованы в коммерческих целях. В то же время, каждый автор самостоятельно выбирает опции продления жизни своего фильма после фестиваля: включение в коллекционный сборник фильмов фестиваля, который выпускается ежегодно к моменту проведения очередного фестиваля с фильмами предыдущего и бесплатно распространяется среди участников и зрителей фестиваля; участие в ретроспективах и номинировании Ирпенского кинофестиваля на другие международные фестивали; размещение фильма для свободного скачивания из Фильмотеки ИК. Всё это указывается автором в заявке-анкете, и, в случае незаинтересованности в продлении фестивалем жизни фильма, работа будет единоразово показана во время конкурсных или внеконкурсных показов фестиваля.

Фестиваль является некоммерческим мероприятием. Денежное вознаграждение участникам за предоставленные на фестиваль работы не предусмотрено. Расходы, связанные с участием в фестивале конкурсантов и гостей (транспорт, проживание в гостинице, питание) организаторы на себя не берут. Все зрители, участники и представители прессы могут присутствовать на кинопоказах фестиваля. Вход для всех свободный. В случае необходимости организаторы помогут забронировать места в гостинице и подскажут, как добраться до города.

До фестиваля организаторы выпускают электронный журнал с аннотациями ко всем фильмам. После фестиваля выпускается итоговый лазерный диск с фильмами фестиваля (посмотреть пример).

Если Вы посылаете фильм для участия в фестивале, это означает, что Вы согласны со всем вышесказанным и готовы заполнить заявку на участие в фестивале.